Cómo describir un proceso de negocio

Recientemente, ha habido una tendencia de las empresas a pasar de la gestión funcional a la gestión de procesos, en relación con lo cual el papel de la descripción correcta y la formalización de los procesos comerciales está aumentando significativamente. Solo al finalizar estas acciones podemos hablar sobre la optimización de los procesos comerciales como un medio para aumentar la eficiencia de una empresa.

Necesitarás

Herramienta CASE que le permite formalizar el proceso de negocio en notación gráfica.

Manual de instrucciones

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El primero es formular brevemente y con precisión el nombre del proceso descrito, que debe ser comprensible y reflejar la esencia general de la secuencia de acciones que conforman el proceso comercial. Por ejemplo, en lugar de "Archivar una aplicación para fabricar un artículo en producción y monitorear su ejecución", es suficiente nombrar el proceso "Monitoreo de la producción del producto". En segundo lugar, es correcto dividir todo el proceso descrito en tareas más pequeñas ("atómicas") o determinar las funciones del subproceso y determinar La secuencia de su implementación. Con tal división, el proceso descrito será un proceso de nivel superior. El nivel de detalle del proceso de nivel superior puede ser diferente, pero debe ser adecuado para la comprensión de la audiencia que utilizará su descripción.

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Hay varias formas de describir un proceso de negocio. El más popular de ellos es gráfico, con la ayuda de diagramas hechos en varias anotaciones (la notación es un conjunto de caracteres para indicar algo).

Los tipos más comunes de notaciones para describir procesos de negocio son IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.

Como ejemplo, detengámonos en el diagrama ejecutado en la notación BPMN (Business Process Modeling Notation) utilizando la herramienta PowerDesigner CASE (Fig. 1). Los elementos principales en el diagrama son:

1. "Proceso" (función): un rectángulo redondeado en las esquinas;

2. "Transición": una flecha que conecta los procesos;

3. "Solución": un rombo que contiene una pregunta que solo puede responderse con "Sí" o "No";

4. Condiciones: expresiones textuales bajo las cuales se realiza la transición de una función a otra. Las condiciones siempre están encerradas entre corchetes. A veces es útil dividir su diagrama en "Pistas": secciones verticales u horizontales que indican las unidades de la empresa o los empleados responsables de realizar una función específica. En este caso, el icono de esta función debe estar dentro de su sección. Además de los elementos enumerados, el diagrama también puede contener una lista de datos que es la entrada o salida del proceso, así como enlaces a las reglas o regulaciones según las cuales se realiza esta o aquella función. En la Fig. 1 se muestra un ejemplo de la descripción del proceso comercial "Control de fabricación del producto". Es fácil notar que este diagrama es muy similar al diagrama de bloques del algoritmo para resolver el problema.

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Una descripción gráfica del proceso también se puede complementar con una descripción de texto de sus funciones de subproceso en forma de una tabla que contiene las siguientes columnas: nombre del proceso, unidad (propietario del proceso), descripción del proceso, resultado de la ejecución del proceso. Un ejemplo de tal descripción se muestra en la figura 2. Si se espera una mayor optimización del proceso comercial descrito, también se puede agregar una columna a la tabla con una descripción de las dificultades o desventajas de las funciones de subproceso que se ejecutan actualmente.

Consejos útiles

Siempre cumpla con las reglas de la notación gráfica seleccionada de la descripción de los procesos comerciales.

• M. Rybakov. Optimización de procesos de negocio.
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