Cómo organizar un stand de exhibición

La participación en exposiciones y ferias es un mecanismo importante para promocionar el producto o los servicios de cualquier organización en el mercado. Es por eso que los preparativos para la participación deben llevarse a cabo en un modo de especial importancia. No hay trivialidades en esta actividad, porque cualquier detalle exhibido por el público en general puede tener tanto un resultado positivo como negativo.

Como regla general, los cuidados para organizar una presentación de la empresa en exposiciones recaen en los hombros de los departamentos de relaciones públicas, centros de prensa y otras unidades estructurales involucradas en actividades de exhibición y feria. Si no hay tales reservas laborales, entonces toda la empresa se dedica a la organización, comenzando por la gerencia y terminando con el personal de la oficina.

En muchos sentidos, la presentación de la empresa depende de la naturaleza de la exposición. Los eventos de la industria reúnen, por regla general, personas en un área comercial particular: comercio, construcción, investigación, etc. Por lo tanto, la empresa debe estar lista para ver los logros de sus socios y competidores en los stands vecinos. La frecuencia de la exposición también afecta cómo se debe diseñar el stand. Para eventos anuales, el uso de materiales de presentación obsoletos desarrollados sobre la base de información irrelevante es inaceptable.

El proceso de preparación para la exposición comienza unos meses antes de que comience. El primer paso para crear un material de presentación es elaborar un concepto. Este plan de participación esquemático incluye una lista de materiales de presentación: stands, pancartas, productos de video y audio, folletos y otros folletos. Un archivo de participación en la exhibición, que es compilado por los departamentos de relaciones públicas, ayudará a preparar la cantidad óptima de material. Al mismo tiempo, se aprueban las estimaciones para la producción de materiales de presentación.

En esta etapa, es importante determinar las fortalezas de la empresa, es decir su producto o servicio Las ventajas competitivas deben transmitirse claramente a los consumidores potenciales a través de materiales de presentación: folletos, pancartas, videoclips. No debemos olvidarnos de las instalaciones de bancos especiales que se pueden realizar a pedido del cliente: un modelo de equipo nuevo o un panorama visual de los materiales que se fabrican. Si la compañía produce platos irrompibles, en una exposición especializada será apropiado demostrar la calidad del producto, brindando una oportunidad para cualquiera que quiera tratar de dañar los productos.

Además, será éticamente correcto prever la posibilidad de una larga conversación entre el visitante interesado de la exposición y el representante de la compañía. En el stand, debe instalar un bloque con hojas para notas y bolígrafos, para que cualquiera pueda tomar notas en el proceso de obtener la información necesaria. Es recomendable que estos accesorios estén marcados con el logotipo de la empresa.

El segundo paso es elaborar opciones incompletas para pancartas e instalaciones de carteles. Como regla general, se utilizan colores de marca, fuente y logotipo para esto. Los tamaños de todos los stands se hacen o compran teniendo en cuenta los tamaños de la celda de presentación.

La siguiente etapa es la selección de personal para trabajar en el stand. A menudo, la presentación es realizada por empleados de la empresa. Una ventaja importante de este enfoque es que los especialistas pueden hablar de manera competente sobre las actividades de la organización y, si es necesario, responder las preguntas que puedan surgir de los visitantes de la exposición. Se pueden contratar empleados adicionales para participar en la presentación como extras para distribuir volantes, completar cuestionarios, etc.

La efectividad de la participación se determina simplemente calculando el volumen de asociaciones establecidas. Cuanto mayor sea el interés de los visitantes de la exposición en el diseño de la presentación, mayor será el efecto de la participación de la empresa en el evento. Por lo tanto, es mejor que la solicitud de participación en la exposición sea una de las primeras, para que el participante tenga la oportunidad de ser el primero en elegir la ubicación del stand. Además, no rechace las ofertas de los organizadores de la exposición para actuar como un socio especial del evento. Esta ventaja aumentará el número de rotaciones del nombre de la organización durante la exposición y también afectará positivamente la imagen de la empresa.