Informe de gastos: cómo completar un documento

Cualquier documento basado en el recibo de dinero requiere la forma correcta. Si la organización proporcionó fondos al empleado para cualquier necesidad, entonces es necesario informar por ellos completando un informe de gastos.

¿Quién debe completar el informe de gastos?

El director no puede dar dinero a una organización por ningún empleado sin motivo. Inicialmente, debe determinarse una lista de empleados que tienen derecho a recibir efectivo anticipado con un informe posterior. Para esto, es necesario elaborar y emitir un pedido especial.

Si el subordinado necesita fondos para llevar a cabo cualquier negocio, debe proporcionar al director una declaración de forma libre. Se requiere indicar la cantidad requerida y el propósito para el cual se solicita el dinero. Si el director está de acuerdo con la declaración, la firma personalmente e indica cuánto permite pedir prestado fondos y durante cuánto tiempo.

Es importante indicar que el efectivo solo puede emitirse a un empleado que ya ha contabilizado por completo todas las cantidades recibidas anteriormente.

A veces, un empleado puede necesitar un poder notarial, que debe ejecutarse en nombre de la organización de acuerdo con el modelo establecido No. M-2 o No. M-2a. Estos formularios fueron aprobados en 1997 por una resolución del Servicio de Estadísticas del Estado Federal de la Federación de Rusia.

Por el dinero gastado que se emitió en el departamento de contabilidad de la organización, un empleado debe informar. Hay un cierto período en el que es necesario completar y enviar un informe de gastos. Son 3 días desde el final del período indicado por el jefe de la organización en el formulario de solicitud.

Si se proporcionaron fondos al empleado para necesidades de viaje de negocios, entonces él debe informar por ellos en los próximos 3 días hábiles después de regresar de un viaje de negocios.

Cómo se confirma el gasto para el informe de gastos

Si al empleado le queda dinero, no podrá devolverlo al cajero así como así. Primero, debe recopilar todos los documentos que confirman que el dinero se gastó específicamente para las necesidades para las que se proporcionaron. Puede ser efectivo y cheques de productos, boletos, recibos, actos y otras formas de informes estrictos.

Después de recibir cada uno de estos documentos, es imprescindible verificar si la fecha, la cantidad y los detalles son legibles.

Todos los documentos para el empleado deberán entregarse a contabilidad.

¿Qué sucede si el informe de gastos no se completa correctamente?

Si un empleado ejecutó incorrectamente o no presentó un informe anticipado dentro de los 3 días, la autoridad supervisora ​​considerará los fondos recibidos como ingresos, sobre los cuales será necesario cobrar la prima del seguro y el impuesto sobre la renta personal. Si más tarde el empleado, sin embargo, proporciona todos los documentos necesarios y un informe, entonces el contador deberá hacer un nuevo cálculo.

Un empleado autorizado de la organización puede retener la cantidad por la cual no se ha proporcionado un informe del salario del empleado.

Reglas básicas para preparar un informe de gastos

La base de la provisión del informe de gastos son las siguientes reglas:

1. El informe de gastos debe estar respaldado por documentos que confirmen los montos gastados.

2. Los documentos deben presentarse a más tardar 3 días hábiles después del final del viaje de negocios, el período especificado por el gerente o desde el momento de ir a trabajar después de una enfermedad o vacaciones.

3. Se elabora un informe en un formulario especial No. AO-1. También está permitido utilizar el formulario de informe de gastos, que está aprobado por el jefe de la organización.

4. Solo el gerente debe ser responsable de aprobar el informe de gastos.

5. El empleado que gastó el dinero completa el informe de gastos. Además, el contador debe ingresar cierta información.

En el informe de gastos se deben indicar los siguientes datos:

1. Información sobre la empresa que emitió el dinero del empleado.

2. Información sobre el empleado que recibió fondos de la organización.

3. El propósito para el cual es necesario proporcionar dinero a un empleado de la empresa.

4. Cantidad.

5. Datos de todos los gastos con confirmación.

6. Balance, si lo hay.

Al final, el empleado y los empleados del departamento de contabilidad, que emitieron dinero y recibieron el resto, se colocan firmas.

No se requieren sellos en el informe de gastos. Esto se debe a que el documento es interno. Y no va más allá de la organización. Además, desde 2016, todas las personas jurídicas, y no solo los empresarios individuales, tienen todo el derecho de no respaldar sus documentos con sus sellos y sellos.

El informe se completa en una sola copia. Forma parte de la documentación original y no debe confundirse en su diseño. Si por alguna razón no fue posible evitar las manchas o el llenado incorrecto, entonces es mejor tomar un nuevo formulario y llenarlo de una nueva manera.