Cómo almacenar contratos

Las condiciones de almacenamiento para los contratos celebrados por la empresa no están reguladas por los estándares y normas de la industria, por lo que a menudo surge la pregunta de cómo evitar su pérdida y organizar el almacenamiento y la contabilidad correctamente. La solución más razonable para este problema será la publicación de un acto corporativo de una empresa en particular, que estipulará el procedimiento para la preparación, conclusión y almacenamiento de estos documentos.

Manual de instrucciones

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Si su empresa trabaja mucho con organizaciones de terceros y el número de contratos es significativo, entonces tiene sentido confiarles el departamento u oficina administrativo. Esto es bastante conveniente, ya que en la cancillería se registran todos los documentos firmados por el jefe y enviados por los contratistas. Después de registrar el contrato ejecutado, el personal administrativo debe hacer la cantidad requerida de copias y distribuirlas a los ejecutores responsables, y guardar los documentos originales en un lugar especialmente designado.

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Si su empresa es pequeña y no tiene un departamento administrativo, así como un empleado responsable, entonces los contratos importantes, pero raramente utilizados, por ejemplo, para alquilar o adquirir bienes inmuebles, tiene sentido almacenar en el departamento legal junto con los documentos constitutivos y legales de la empresa. Se debe proporcionar una copia de estos contratos al departamento de contabilidad que los liquida. En el mismo lugar, en contabilidad, para almacenar y contratar el suministro, los servicios y el desempeño del trabajo como uno de los tipos de documentación contable primaria, que requiere control de liquidaciones, plazos de pago o pagos periódicos constantes (facturas de servicios públicos, comunicaciones).

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En cualquier caso, todos los contratos deben tener su propio registro interno y a cada uno de ellos se le debe asignar un número mediante el cual se ingresará en el diario electrónico de registro de contratos. Este registro se puede hacer en hojas de cálculo de Excel. Además del diario electrónico, es necesario mantener un diario en papel de la emisión de estos contratos, que reflejará cuándo y a quién de los ejecutivos responsables se emitió el contrato original. Este diario debe incluir campos para la firma del albacea responsable, confirmando la recepción y entrega del contrato para su custodia.

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Describa el procedimiento para trabajar con contratos en el Reglamento sobre el procedimiento para la preparación, celebración y almacenamiento de contratos y apruebe el jefe de la empresa.