Cómo implementar un enfoque basado en procesos

Comenzando la implementación de un sistema de gestión de calidad, todos nos enfrentamos con el requisito básico de ISO 9001-2008 en la aplicación de la organización de un enfoque basado en procesos para la gestión. La implementación del enfoque de proceso requerirá esfuerzos notables del gerente de la organización, pero el efecto de esta implementación no pasará desapercibido.

El primer paso es presentar el trabajo de toda la organización como un conjunto de diferentes tipos de actividades para transformar las expectativas, necesidades y requisitos de sus clientes en los productos (servicios) que necesitan. Para que el trabajo de la organización sea armonioso y conduzca a los resultados deseados, todas las actividades de la organización deben representarse como procesos que transforman las entradas (materiales, información, etc.) en salidas (productos, servicios, información procesada, etc.).

Para cada proceso seleccionado, es necesario determinar qué recursos (monetarios, materiales, humanos, etc.) deberían proporcionarse y cuál debería ser el resultado específico de cada proceso. Con respecto a los resultados del proceso, debe tenerse en cuenta que cuanto más claramente se formulen los requisitos para el resultado, más fácil será para el personal darse cuenta del alcance de su contribución a las actividades de la organización y más transparente será todo el sistema de gestión de la organización.

Para garantizar el control del proceso, se asigna un propietario del proceso. El propietario del proceso es la persona que administra el proceso y es responsable de lograr el resultado deseado del proceso.

Para garantizar la posibilidad de una mejora continua de las actividades de la organización, es necesario proporcionar de antemano la posibilidad de acumulación y análisis sistemático de datos sobre la efectividad y eficiencia de los procesos.

Una vez completada la parte metodológica del trabajo sobre la implementación del enfoque basado en procesos, puede comenzar los pasos prácticos. En primer lugar, es necesario llevar a cabo sesiones informativas apropiadas del personal sobre el enfoque basado en procesos, llevar los requisitos a los resultados de los procesos, garantizar que el personal comprenda la relación de todos los procesos de la organización y la importancia de cada proceso en los resultados generales de la organización.

Con el fin de garantizar la participación del personal en el proceso de mejora continua de las actividades de la organización, vale la pena elaborar de antemano un sistema apropiado de motivación del personal, con el objetivo de que el personal logre los resultados del proceso requeridos.