Cómo racionalizar los contratos de suministro

La documentación de la empresa debe mantenerse en orden. Para que pueda encontrar fácilmente el contrato adecuado para el suministro de bienes entre otros documentos comerciales, vale la pena crear un estante o una carpeta por separado para ellos. Pero no solo eso. Los contratos en sí también deben racionalizarse.

Manual de instrucciones

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Reúna todos los contratos que desee ordenar y evalúelos. Preste atención a la frecuencia con la que se concluyen y con qué socios. Esto lo ayudará a elegir una forma de clasificar los documentos.

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Si hay muchos socios, una forma de organizar los contratos en la fecha de su celebración es más adecuada. En el caso de que, durante un largo período, los contratos se celebren con las mismas empresas, las contrapartes pueden agruparlos en una categoría (carpeta) separada. Y en algunos casos, es suficiente simplemente organizar los acuerdos en orden alfabético por los nombres de las empresas asociadas.

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Cualquiera sea el método que elija, no olvide que las carpetas voluminosas son muy inconvenientes de usar. Revise los contratos y elimine de la pila común aquellos que hayan expirado. Crea una carpeta separada para ellos. Tales contratos se aplican con mayor frecuencia solo de un caso a otro, en el trabajo diario no se requieren.

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Al organizar los contratos en orden cronológico, adhiérase a los principios generales de mantenimiento y almacenamiento de documentación. En las carpetas que se usan con frecuencia, los contratos recientemente concluidos se encuentran en la parte superior. A continuación hay documentos con una fecha límite anterior. Al archivar en el archivo, por el contrario, el primero debe estar en la parte superior, y el último contrato concluido a continuación.

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Use marcadores, etiquetas, marcadores y otros suministros de oficina para separar visualmente una categoría de otra. Asegúrese de que estos delimitadores estén claramente resaltados en la carpeta. Esto facilitará en gran medida la búsqueda de los documentos necesarios.

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Después de que todos los contratos para el suministro de bienes se presentan en una carpeta de manera adecuada, asegúrese de compilar un registro de documentos. Tómelo en la portada o póngalo en una carpeta encima de todos los contratos. Deje líneas en blanco en el registro. Al insertar un nuevo contrato, ingrese información sobre él en el registro.