Cómo guardar documentos y formularios

Las actividades financieras de cualquier empresa están estrictamente controladas por los organismos fiscales, estadísticos y de otro tipo. Cualquier transacción con una cuenta corriente, cualquier movimiento de dinero debe ser confirmado por documentos y reflejado en los estados financieros. Por lo tanto, mantener documentos y formularios de informes estrictos (si se usan) es una necesidad vital.

Manual de instrucciones

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Los períodos durante los cuales se deben almacenar documentos y formularios se especifican en la cláusula 8 del artículo. 25 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. En particular, para los documentos contables y los necesarios para calcular y pagar impuestos, el período de almacenamiento se establece en 4 años. Lo mismo se aplica a aquellos documentos que sirven como confirmación del pago de impuestos e ingresos recibidos por la empresa y para las organizaciones, y los gastos incurridos.

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La Ley Federal "sobre contabilidad" aumenta el período de almacenamiento establecido para dichos documentos en un año, es decir la organización debe mantener documentos contables primarios por al menos 5 años.

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Las formas de responsabilidad estricta también pertenecen a la "primaria". Dado que sirven como confirmación de pagos en efectivo realizados sin el uso de cajas registradoras, los términos establecidos en el "Reglamento sobre la implementación de liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones con tarjetas de pago sin el uso de cajas registradoras se aplican a los términos y condiciones de su almacenamiento"

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Mantenga copias de los formularios en blanco usados ​​en bolsas empacadas y selladas. Las bolsas deben ser sistematizadas y firmadas. Después de la expiración del período de almacenamiento de cinco años, pero no antes de un mes después del último inventario y verificación del informe del producto, destruya los espacios en blanco de los formularios sobre la base del acto de cancelación. La ley está firmada por miembros de la comisión, que incluye al jefe de la empresa. Se proporciona el mismo procedimiento de cancelación para formularios incompletos o dañados descuidadamente.

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Para almacenar la documentación contable primaria y los formularios de informes estrictos, seleccione, si es posible, una sala de archivo separada. Equípalo con gabinetes a prueba de fuego equipados con sellos. El acceso a este debe limitarse sobre la base de una orden apropiada firmada por el jefe de la empresa. La orden debe establecer el procedimiento para usar el archivo y contabilizar la emisión de documentos almacenados en él.

"El Reglamento sobre la implementación de liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago sin el uso de cajas registradoras".