Cómo organizar el papeleo

Documentación: trabaje con documentos y soporte de documentación para la administración de esta organización en particular, regida por GOST R 51141-98 "Documentación y archivo. Términos y definiciones". La organización del trabajo de oficina es la organización del registro, almacenamiento y uso de documentos entrantes, salientes e internos en las actividades actuales de la empresa.

Manual de instrucciones

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Al organizar el trabajo administrativo, determine si su empresa, organización, unidades geográficas o sucursales remotas, tenga en cuenta este hecho y considere un mecanismo para interactuar con estas unidades. El sistema administrativo en ellos debe ser idéntico al de la oficina central para evitar problemas durante el registro y el papeleo.

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Piense en cuál de las formas de papeleo existentes utilizará: centralizada, mixta o descentralizada. Su elección determina la estructura de la empresa (si tiene unidades geográficamente remotas) y el equipo técnico del servicio de gestión de la oficina. Si este servicio es pequeño y no se proporciona técnicamente, una parte de sus funciones se transfiere a las unidades. En este caso, se realiza el papeleo mixto. En el caso de que este servicio esté equipado con todo el personal, hardware y software necesarios, esta forma de mantenimiento de registros se centralizará.

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En cada unidad estructural, seleccione una unidad de personal especial que realizará el papeleo. Si esto no es posible, entonces designe a otro empleado que combine el desempeño de sus funciones principales con la función de secretario.

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Determine el número y la nomenclatura de casos, que incluirán todos los documentos entrantes, salientes e internos. Si se trata de documentos de una organización superior (matriz), se envían al jefe para su consideración; Los documentos de las organizaciones subordinadas deben presentarse para su consideración al subdirector encargado de trabajar con ellos. En consecuencia, los llamamientos de los ciudadanos - a ese diputado, a quien se le confía el deber de trabajar con la población.

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Una vez identificado el círculo de corresponsales, cree un clasificador mediante el cual pueda determinar de inmediato a qué grupo corresponsal pertenece este documento. Por ejemplo, asigne el código 01 para autoridades públicas, el código 02 para cartas de una organización superior, el código 03 para proveedores, el código 04 para clientes, etc. Esto ayudará a racionalizar el movimiento de documentos dentro de la organización.

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Decida de qué forma se llevará a cabo el flujo de trabajo: en revista o tarjeta. Ambos formularios se implementan en programas especiales de gestión de documentos electrónicos. Si todavía no puede comprar dicho programa, use diarios de registro de documentos electrónicos; pueden ejecutarse en Excel.