Cómo escribir una carta al proveedor

La correspondencia comercial requiere delicadeza, especialmente cuando se trata de cartas al proveedor, porque la causa de la apelación puede ser el incumplimiento de las obligaciones no solo de su parte, sino también de parte de su organización.

Manual de instrucciones

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Si es la primera vez que se pone en contacto con un proveedor para pedirle productos, utilice el formulario de solicitud estándar para la entrega de productos establecido por esa organización. Si esta declaración no se publica electrónicamente en el sitio web de la organización, escriba una carta de forma gratuita.

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Si solicita varios tipos de productos en diferentes cantidades, haga un pedido en forma de tabla con el nombre, artículo, color del producto, si es necesario. Anote la obligación de pagar por los productos solicitados, proporcione al proveedor los detalles de su organización; en función de estos datos, el proveedor redactará un contrato. Al final de la carta, exprese sus esperanzas para una mayor cooperación mutuamente beneficiosa.

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Si su carta al proveedor se refiere al cumplimiento indebido por parte de él de las obligaciones estipuladas en el contrato, la entrega prematura de bienes o bienes de la calidad, grado o tipo incorrectos, utilice las pérdidas de balón "Por esta carta le informamos …", "Le informamos …". Indique claramente la razón por la cual no puede aceptar los productos enviados. Consulte el contrato o la solicitud de contrato, que indica cuántas unidades y qué tipo de producto debería haberle enviado el proveedor. En este caso, el proveedor será más fácil de corregir su error.

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Si su carta se refiere a la imposibilidad de pagar los bienes dentro del período de tiempo establecido por el contrato, notifíqueselo al proveedor de la forma más suave, pero al mismo tiempo oficial. Utilice las pérdidas de balón "Nos disculpamos por el retraso en el pago …", "Debido a las circunstancias, no podemos pagar las facturas antes de …".

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Informe a la contraparte exactamente cuándo tiene la intención de pagarle la deuda, y su organización garantizará el cumplimiento de esta obligación. Al final de la carta, exprese la esperanza de que este episodio no afecte su asociación a largo plazo.